Hoe kies je de ideale locatie voor een bedrijfsevenement: belangrijkste criteria, budget en fouten om te vermijden
Een locatie kiezen voor een bedrijfsevenement. Klinkt simpel, toch ? Tot je er echt aan begint. Dan komen de twijfels. Te chic ? Te kil ? Te ver rijden ? En ondertussen tikt de klok. Ik heb het zó vaak gezien : een perfect programma, goed eten, sterke sprekers… en toch klopt het niet helemaal. Vaak ligt het aan de plek. Echt waar.
Franchement, een locatie zet meteen de toon. Nog vóór iemand een badge om heeft. Ik herinner me een seminar waar iedereen binnenkwam en letterlijk even stilviel. Mooie lichtinval, geur van hout, rust. Dat doet iets. Daarom kijk ik altijd verder dan alleen “hoeveel mensen passen erin”. Soms kom je zulke plekken ook gewoon tegen tijdens je research, zoals https://lerelaisdebellemaison.fr, en dan denk je : oké, hier gebeurt iets. Niet voor elk event, maar wel inspirerend.
Wat voor evenement organiseer je eigenlijk ?
Klinkt als een open deur, maar dit wordt zó vaak overgeslagen. Is het een formele jaarvergadering ? Een teambuilding waar mensen eindelijk eens los mogen gaan ? Of een productlancering met klanten die je wilt imponeren ?
Ik vind : een brainstorm in een stijve congreszaal is gewoon zonde. Dat werkt niet. Terwijl een training in een rumoerig café ook niet echt ideaal is. Vraag jezelf af : wat moeten mensen voelen als ze binnenkomen ? Rust ? Energie ? Focus ? Dat antwoord bepaalt 80% van je keuze.
Locatie & bereikbaarheid : onderschat dit niet
Eerlijk ? Mensen hebben geen zin in gedoe. Drie keer overstappen, een kwartier lopen in de regen… dat blijft hangen. Niet positief. Een locatie dicht bij een station of met voldoende parkeergelegenheid scoort meteen punten.
En denk ook aan hotels in de buurt. Zeker bij meerdaagse events. Niks zo vervelend als om 23:00 nog een taxi moeten regelen omdat alles vol zit. Dat soort stress wil je niet, geloof me.
Budget : wees realistisch (en een beetje streng)
Het budget. Altijd dat budget. Mijn ervaring ? Mensen verkijken zich erop. De huur is één ding, maar dan komen de stoelen, techniek, catering, schoonmaak, soms zelfs beveiliging.
Persoonlijk reserveer ik altijd zo’n 10 à 15% extra. Voor onverwachte dingen. Want die komen. Altijd. En als een locatie opvallend goedkoop lijkt, vraag je dan af : wat zit er níet bij ? Dat heeft me ooit flink verrast, en niet op een leuke manier.
Sfeer & uitstraling : dit voel je meteen
Loop een ruimte binnen en luister naar je gevoel. Serieus. Is het koud ? Hol ? Onpersoonlijk ? Dan ga je dat niet oplossen met een paar planten en sfeerlampjes.
Ik hou van plekken met karakter. Een oud industrieel pand, een landhuis, iets met geschiedenis. Dat blijft hangen bij gasten. Ze praten erover. “Weet je nog, dat event op die plek ?” Dat wil je.
Techniek & faciliteiten : check alles. Echt alles.
Wifi. Geluid. Licht. Airco. Het zijn details, maar ze kunnen je event maken of breken. Ik heb ooit meegemaakt dat de wifi het begaf midden in een presentatie. Ongemakkelijk stil, kan ik je zeggen.
Vraag door. Test dingen. Laat beloftes op papier zetten. Misschien ben ik daar wat wantrouwig in, maar liever dat dan stress op de dag zelf.
Veelgemaakte fouten (die je echt wilt vermijden)
Even een lijstje, want dit zie ik steeds weer :
- Te laat boeken, waardoor je alleen nog “restopties” hebt
- Alleen kijken naar foto’s, nooit zelf langsgaan
- Geen rekening houden met akoestiek (echo is killing)
- Vergeten te checken of je eigen leveranciers welkom zijn
Herkenbaar ? Je bent niet de enige. Maar nu je het weet, kun je het voorkomen.
Mijn laatste advies (en ja, dit meen ik)
Kies een locatie die past bij je doel, je mensen en je budget. Niet bij wat “hoort” of wat concurrenten doen. Durf te kiezen. Durf ook nee te zeggen.
En stel jezelf aan het einde één simpele vraag : zou ik hier zelf graag een hele dag doorbrengen ? Als het antwoord twijfelachtig is… dan weet je eigenlijk al genoeg.